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精细管理 完善流程 规范和加强监狱管理基础工作
日期:2019-05-20 09:34:48 作者:尹钢 来源:凤凰山监狱      访问量:

精细化管理指的是通过规则的系统化,运用程序化、标准化和数据化的手段,使组织管理各单元精确、高效、协同运行。精细化管理是日本企业在20世纪50年代提出的一种管理理念,与汽车行业的TPS(丰田生产方式)同出一处、异曲同工,它是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求,它是建立在常规管理的基础上,并将常规管理引向深入的关键一步。实施精细化管理是监狱科学管理发展的要求,也是监狱管理水平提升的必然选择。

一、实施精细化管理的过程中,比较突出的障碍在于以下几方面。

一是,中庸思维方式形成的企业文化土壤不利于精细化管理。在中国长久以来形成的人治大于法治的社会环境下,推进精细化管理会遇到无形的阻力。精细化管理最早是工业化的产物,要求对于管理工作要做到制度化、格式化、程式化,强调执行力。但是大多数企业内的人员将管理视作艺术而非科学,对于细致规范的流程缺乏认真执行的动力和习惯。

二是,过度强调形式,过度量化,流程设计不合理,导致效率反而降低。精细化管理需要细化的流程来保障,但是如果设计的流程过于细致,过于依赖数字来进行量化管理,那么就会从科学性走向另一个极端。数字并不能表现出所有的问题,对数字的追求更不能解决所有的管理问题。精细化管理在提高管理水平和质量的同时,也会增加企业管理的复杂程度,如果超过一定的界限,就会适得其反。

三是,对流程设计的要求很高,如果流程设计的可操作性不强,执行环节就难以推进。精细化管理对于流程的设计和重组提出了很高的要求,一个看起来完美的流程设计也许存在可操作性不强的硬伤,而能够得到较好执行的流程设计往往并不是无可挑剔的。也就是说,流程设计需要的方案并不是“可能最好的”,而是“最好可能的”。这实际上是一个很高的要求,要充分立足于企业现状,透彻分析企业问题。进行精细化管理首先要强化相关的理念,培养一支专业的职业化团队,形成重视规范的企业核心理念。精细化管理需要由职业经理人式的思维方式来构建企业文化,通过组织设计、绩效管理等手段来监督和督促精细化管理的实现,并且形成一个严格的执行体系。

四是,优化业务流程是精细化管理的基础,业务流程优化的目标是以最少的资源投入,获取最大的产出效率,在各个环节和模块之间,做出系统最优的组合。通过业务流程的优化,控制管理费用,降低不必要的成本支出。房地产公司的业务流程应当充分考虑房地产业务的特点,这里可以运用的工具是业务流程价值链分析模型,针对性地找出企业价值链增值大的环节,进行巩固和加强,分析和优化流程。

五是,项目管理信息化也是实现精细化管理的一个重要手段。如果为核心业务搭建一个信息化平台,资源就会得到更好的整合,对节点的控制会更为科学有效。项目运营管理系统可以有效提高管理的集约性,在项目管理的各个环节借助于信息化平台提升精细化管理的水平。

最后,精准营销也是精细化管理的重要体现。对于企业来说,精准营销重点是两个方面:客户服务的精准化与产品设计的精准化。为了实现精细化的客户服务,需要对不同客户进行有效细分和研究,关注客户服务的每一个细节。在此基础上,还把精准的客户服务反映到精准化的产品设计上。例如都针对不同的客户,形成了特征鲜明的产品系列,正是面向客户进行精准化营销的一种尝试。客户服务的精细化意味着从售前、售中、售后各个阶段和过程都充分考虑客户的需求。例如,在项目的设计中,普遍存在着企业的设计更多只是为了推进销售的问题,往往忽视了后期运营使用过程中的成本费用,设计阶段也很少听取物业管理人员的意见。在精准营销的要求下,相关问题就应得到充分重视,客户的声音也应得到充分体现。

二、转变观念是推进精细化管理的核心所在

观念是我们对事物的认识,不同时期,不同阶段应有不同认知事物的观念,但是,由于传统思维定式,转变观念是一个写在纸上容易,说在嘴上容易但做起来非常难的事,改变已经长期形成的固定思维模式是困难和痛苦的抉择,所以转变观念是实施精细化管理的核心所在。

观念的转变是推进精细化管理的必要前提。精细化管理就是要从精益求精的科学态度,严谨务实的工作作风,认真负责的工作责任心去做好我们的每一项工作。要实现这一目标,我们就必须首先从思想认识上完全转变对管理的传统思维模式,建立起现代化管理理念。从策划的角度而言,超前的管理意识和科学的管理理念需要有先进思想和科学水平的支撑,先进思想和科学创新可以引导人们与时俱进;从执行和实施的角度而言,要改变以往传统的随意化、经验型、粗放式管理模式和观念,转变成“外科医生型”管理模式。就必须完善制度,强化管理,以提升执行力来保证精细化管理的实施效果,关键在于落实和效果。

学习“精细化管理”完全是有必要的,精细能体验个人精明、细心的工作作风,培养个人严谨扎实的工作风格。精细不是小气,是一种深度、一种拓展。它能培养人的一种深层次的文化,延伸成个人的内在气质、工作习惯,为以后工作、生活铺就平坦的路。通过学习意识到,在工作中要摆正自己的位置,合理定位,做好自己的事情.如果把监狱工作比作“人”一样的系统,把各级领导层比作“头”,把中层管理比作“身体”,把基层人员比作“肢体”,如果一所监狱,每一个人都能合理“定位”,能认识自己所处的地位,干好自己应干好的工作,发挥好自己的“专长”,就能在工作中游刃有余,左右逢源。

做好工作计划。根据岗位职责和本年度工作任务,相对制定年度工作计划。并将年计划分解到月、月分解到周、周分解到每天。做到每周每天工作心中有数,忙而不乱。对重大事项不遗忘,不拖他人后腿。每天下班前仔细检查当天的工作完成情况,初拟明天工作计划。第二天提前十分钟上班,检查当天工作计划,调整情绪尽快进入工作状态。日计划必须分轻重缓急,当天必须解决的放在第一位,有工作链条关系的放在前面,不能拖下个环节工作责任人的后腿。对于每一个工作计划,完成后要及时总结反思。完成得好,自我表扬,并寻求是否有更好方法做得更好。完成得不好,要分析原因,寻求改进方法。

三、从我做起让“精细化”渗透到管理的全过程

精细化管理的本质就是一种对战略目标进行分解细化和责任落实的过程,是让监狱的战略规划能有效地贯彻到每个环节并发挥作用的过程,是一种贯穿于监狱所有环节的全面管理模式,同时也是增强监狱整体执行能力实现最终发展目标的一个重要途径。

实现精细化管理要求每一个岗位,每一位民警的工作都要精细化、制度化、规范化、精益求精,只有全员参与,从自我做起,才能使精细化管理落到实处,最大限度发挥精细化管理的作用,实现监狱的战略目标。主要有以下几点:

(一)明确精细化管理的目的,精细化管理实施的重要意义。

实施精细化管理,就是从小事入手,对每个细节都精益求精,做到事事有人管、处处有人管、事事有检查、时时有计划、事事有总结,杜绝管理上的漏洞,消除管理上的盲点,提高管理效能。各部门要着力培养人才,通过培训提高职工思想意识,规范民警职工标准化操作,更多的通过培训把标准化操作贯穿到每个人的工作习惯之中,为实现精细化管理培养合格的人才,通过人才的职业化实现管理流程的职业化、精细化、标准化,从自身而言,要通过学习意识到本职工作的重要性,在工作中,合理定位,做好自己的事情,如果把监狱工作比作“一部列车”一样的系统,把领导层比作“机头”,把基层人员比作“身体”,每一个人都能合理“定位”,能认识自己所处的地位和职责,完成好自己所负责的工作,发挥好自己的“专长”,就能使企业这部列车平稳而快速地行驶。

(二)通过考核、奖励、处罚等手段,引导、培育、推进精细化管理。

规范和加强监狱管理基础工作,系统梳理管理流程,防止漏洞与缺陷,细化监狱的各项制度、记录、流程、标准、监督、控制、考核体系,使监狱管理基础工作更加规范化和系统化。同时,把规定和制度化纳入考评指标。如果只是一味地要求管理精细化,但在考核方面、激励方面没有先行一步,与精细化接轨,就必然导致精细化落不到实处。通过宣传精细化管理,提升民警职工思想意识,并全员参与,实行奖罚机制,快速推进精细化管理

(三)加强监狱管理的文化建设,完善自身的管理机制。

建立以人为本、全员参与的监狱管理运营平台,以柔性化的手段和人性化的管理,处理好领导与民警、民警与民警、民警与组织、组织与组织之间的关系,相互之间进行沟通和互动,实现人文关系哲学层面的精细化管理。随着市场经济的高度发展,监狱在精细化管理的应用上,特别是社会分工越来越细,专业标准越来越高的社会趋势下,精细化管理的重要性日见明显,精细化管理是种意识,观念,是种态度与文化.因此,在监狱工作中实施精细化管理,就是对工作过程中的每一个细节都要精益求精,做每一件事哪怕是小事,都要持高度负责的态度,做到事无巨细,不断培养个人扎实,严谨的工作风格,把精细化管理的文化理念渗透到监狱管理的每一个环节,真正消除管理上的盲点。

老子说:“天下难事必做于易,天下大事必做于细。”凡事都是由许多细节组成,只要把细节做好了,把每一件小事做好了,大事也就很容易完成了。精细化管理不仅是我们适应激烈竞争环境的必然选择,也是监狱发展的必然选择。从我做起从细节做起,我们要不断的推进和完善精细化管理的工作,让我们的监狱事业向着更大更强的目标迈进。

四、如何推进精细化管理的思考

(一)观念是管理最大的障碍

观念是我们对事物的认识,不同时期,不同阶段应有不同认知事物的观念,但是,由于传统思维定式,转变观念是一个写在纸上容易,说在嘴上容易,但做起来非常难的事,改变已经长期形成的固定思维模式是困难和痛苦的抉择,所以转变观念是实施精细化管理的核心所在。

精细化管理就是要以精益求精的科学态度,严谨务实的工作作风,认真负责的工作责任心去做好我们的每一项工作。要实现这一目标,观念转变则必然是我们落实精细化管理的真正动力。监狱的各项管理是通过职能部门和全体民警去实施和运作体现的,因此,每一位民警既是精细化管理的对象,载体和参与者,同时也是精细化管理的主体和实施者。精细化管理是一个全员参与的过程,也是全过程和全面的精细,只有每一个人都参与到精细化管理之中,精细化管理才能落到实处,才能发挥出成效。怎样让监狱的每一位民警自觉地参与到精细化管理的实践中来,最大程度地发挥自己的潜力,成为我们监狱发展的一个有机组成部分,关键是要用精细的理念引导民警实现观念的自觉转变,把精细化的先进管理方式方法引入我们日常管理的工作程序中,用精细化的工作理念规范我们的行为,以精细化推动我们的整体管理水平,以精细化提升全体民警的整体素质。要以实施精细化管理为载体,为平台,使全体民警的思想观念在创新与守旧,自满与自强的碰撞中得到一次质的升华,引导民警从我们监狱长足发展之事,规划我们监狱与民警共同发展之愿景,带领民警树拼搏进取之心,努力提升全体民警综合整体素质,强化全体民警的创新能力,应变能力和竞争能力,使广大民警成为我们监狱推进精细化管理的内在动力。

(二)创新是管理永恒的主题

精者,去粗也,不断提炼,不断总结,精心筛选,从而找到解决问题的准方案;细者,入微也,穷其根由,由粗及细,由表及里,从而找到事物内在的联系和规律。由此可见,“细”是精细化的必要过程,“精”是精细化的自然结果,然而要把精细化纳入我们管理过程的实践中并加以推进,观念的创新则是其必然之途径。因为精细化管理是以持续的自我改进为特征的,要自我改进就必须转变观念,不断创新,创新是管理的永恒主题,只有不断地更新观念,才能不断地创新工作思路并在创新中不断地否定自我,不断地取得进步。观念的转变只能应对当前,观念的创新才能把握未来。

远景目标的制订,内部体制改革的深入,旧的管理理念和方法已经无法满足监狱工作的需求,要改变现状,尽快适应市场的竞争,必须做到思想上的进一步解放,观念上的进一步创新,管理体制机制上的进一步改革,管理上的进一步提升,要不断引发和增强民警观念意识的创新,不断提升民警对监狱及系统内竞争的应变,不断提高民警队伍的整体素质,既是我们推进精细化管理的关键所在,也是我们应对竞争和挑战的必然选择。

(三)精细是管理提升的要素

监狱事业发展,在很大程度上已经由细节决定。我们大量精力的投入,往往只能取得百分之几的成绩,而任何一个细节的失误,任何一项工序的不精确,就可能将这点成绩完全吞噬掉。其实在现实中,细节同样以各种方式影响我们的工作质量。对于工作的细节和精准,我们没有理由不去重视。

“蝴蝶效应”说明:局部细微的弱点都将最终导致全局的崩溃,所以我们的管理工作要体现追求利润最大化这一监狱本身特质,就必须注重细节,精益求精,为我们的品牌和效益提升而努力。


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