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黑龙江省监狱管理局公文处理工作办法(试行)
日期:2020-11-13 10:51:18 来源:局办公室      访问量:

第一章 总 则

第一条 为推进省直监狱系统公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214号)、《黑龙江省党政机关公文处理工作条例实施细则》(黑办发〔201226号)、《司法部机关公文处理办法》(司发通〔2012253号)、《党政机关公文格式》(GB/97042012)及有关公文处理方面的规定,结合我系统实际,制定本办法。

第二条 公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 省监狱管理局办公室主管省监狱管理局机关公文处理工作,并对省直监狱系统各单位公文处理工作进行业务指导和督促检查。

省直各监狱、未成年犯管教所、局直属单位办公室主管本单位的公文处理工作。

第六条 本办法适用于省直监狱系统各单位公文处理工作。

第二章 常用公文种类

第七条 公文种类共有15种,省直监狱系统常用公文种类主要有:

(一)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(二)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见可多方向行文,用于上行文时,主要是向上级机关就有关工作、事项提出建议,上级机关应当对下级机关报送的意见给予答复;用于平行文时,主要是就某项工作、某些事项提出意见,供对方参考;用于下行文时,主要是就重要问题提出切实可行的政策措施,下级机关应遵照执行。

(三)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(四)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(五)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(六)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。请示者和受理者必须是一级机关或组织,并具有隶属关系或业务指导关系。上级机关可以以本机关名义批复,也可授权办公室用函答复。

(七)批复。适用于答复下级机关请求事项。

(八)函。适用于与有关部门之间商洽工作、询问和答复问题,请示批复和答复审批事项。

(九)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注印制份数的顺序号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范性简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

(五) 发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。发文字号中的发文机关代字由其所在行政区域代字、机关代字、文种代字组成;文种代字可因不同行文方向使用“发”、“函”、“呈”等。省监狱管理局发文字号如下:

(1)监狱局党委发文字号

黑狱党发〔20××〕××号

黑狱党呈〔20××〕××号

监狱管理局党委会议纪要(第××期)

(2)监狱局发文字号

黑狱发〔20××〕××号

黑狱通〔20××〕××号

黑狱呈〔20××〕××号

黑狱函〔20××〕××号

黑狱明电〔20××〕××号

黑狱密电〔20××〕××号

黑狱信复字〔20××〕××号

监狱管理局局长办公会议纪要(第××期)

情况通报(第××期)

(3)监狱局办公室发文字号

黑狱办发〔20××〕××号

黑狱办通〔20××〕××号

黑狱办明电〔20××〕××号

黑狱办密电〔20××〕××号

(4)监狱局政治部发文字号

黑狱政发〔20××〕××号

黑狱政呈〔20××〕××号

(5)监狱局纪委发文字号

黑狱纪发〔20××〕××号

(6)监狱局监察室发文字号

黑狱监字〔20××〕××号

(7)监狱局团委发文字号

黑狱团发〔20××〕××号

(8)监狱局机关党委发文字号

黑狱机党发〔20××〕××号

(9)监狱局工会发文字号

黑狱工字〔20××〕××号

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。签发人应为单位主要负责人。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外,一般不加标点符号。

(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关由公文起草部门确定。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文如有附件,应当在正文之后,发文机关名称之前标明附件的顺序号和名称。

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

(十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。联合行文应当按照联合行文机关顺序加盖印章。加盖印章的当页如无正文,应当标明无正文说明。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。公文需要加附注的,应当注在成文时间的左下、抄送机关上方并加括号。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六) 抄送机关。除主送机关外,需要执行或者知晓公文内容的其他机关、部门,应当使用机关、部门全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。

第九条   公文的版式按照《党政机关公文格式》(GB/9704—2012)国家标准执行。

第十条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。公文结构层次序数依次可以用“一”“(一)”“1”“(1)”标注。

第十一条   公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。 

第四章 行文规则 

第十二条   行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

第十四条  向上级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

(二)下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。

(三)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(四)除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。向上级机关报送请示,应当附有背景材料、情况说明、联系人和联系电话等。

(五)受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。

第十五条  向下级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

(二)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文。

(三)上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

第十六条  同级机关必要时可以联合行文。联合行文,应由主办单位首先签署意见,再由协办单位进行会签。一般不使用复印件会签。

第十七条  各单位内设机构除办公室外不得对外正式行文。 

第五章 公文拟制

第十八条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条  公文起草应做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(六)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草部门必须征求相关部门意见,力求达成一致。

(七)机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十条  公文文稿审核前,起草部门负责人要签署意见。

第二十一条  公文文稿签发前,应当由发文机关办公室进行审核。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(五)行文规则是否规范;密级和保密期限标注是否正确。

(六)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

(七)在报送需审核发文的公文代拟稿时,如公文文稿是经会议研究决定的,应附有会议纪要等材料;如文稿是经领导同志指示代拟并作了批示,应附有领导同志的批示;如文稿是代拟后请示以发文机关名义发文的,应附有代拟部门所在单位给发文机关的请示。

需要提交局(监狱)党委会议、局长(监狱长)办公会议审议的重要公文文稿,审议前由本单位办公室进行初核。需要审议的重要文稿,是指需要经过会议审议的文稿、涉及全局性的方针政策或某一方面重要工作的文稿。

第二十二条  经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草部门并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草部门修改后重新报送。

第二十三条  规范性文件文稿,应当先送本单位政策法规部门进行合法性审核后,再送办公室进行发文审核。

第二十四条  公文文稿经办公室核签后,连同底稿送单位领导审批签发。

第二十五条  公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。省监狱局(监狱)党委发文应当由监狱局(监狱)党委负责人审批签发,监狱局(监狱)发文由局长(监狱长)或主管局(监狱)领导签发。监狱局(监狱)办公室根据局(监狱)党委、局(监狱)领导授权制发的公文,由监狱局(监狱)办公室负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

签发人因其他原因不能及时签发公文时,可授权他人代签;或请示其同意后,可越级呈签,再进行补签。

第二十六条 已签发过的公文文稿,未经签发人同意,不得改动。

第六章 公文办理

第二十七条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十八条 收文办理分为阅知性公文办理和批办性公文办理,其主要程序是:

(一)签收。收文由收文单位办公室负责签收;各部门收到文件应统一交本单位办公室签收。办公室对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

(二)登记。 对来文单位、文号、标题、密级、紧急程度、来文日期、收文编号等公文的主要信息应当详细登记。

(三)初审。 对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本单位办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求,主、附件是否完整等。经初审不符合规定的公文,应当及时向本单位领导汇报,经领导同意后,退回来文单位并说明理由。

(四)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定阅知范围,并经单位领导批准后由办公室分送。批办性公文,由办公室提出拟办意见,报本单位领导批办、批示。按照领导批示,由办公室转送承办部门办理。需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门和协办部门,由主办部门商协办部门办理。紧急公文应当立即呈送本单位领导阅批后转送承办部门办理。承办部门对交办的公文要及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。涉密公文应严格办理程序,防止失泄密;绝密件的办理,应由专人负责。

(五)传阅。办公室要根据领导批示和工作需要,及时将公文送传阅对象阅知或者批示。办理公文阅知应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误,杜绝横传,注意补传。较长的领导批示可做批示清样附原件传阅。

(六)催办。办公室要及时了解公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或重要公文应当由专人负责催办。

(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

第二十九条  发文办理主要程序是:

(一)复核。已经签批的公文印发前,公文办理人员应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。经复核,需要进行实质性修改的,应当报原签批人复审。

(二)登记。办公室对公文发文字号等进行详细记载。

(三)校对。公文校对由公文起草部门负责。校对完成后应当签署校对人姓名及具体意见等。

(四)印制。公文印制必须确保质量和时效,纸张、排版、印刷、装订等必须符合公文印制要求。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。有密级的公文应当严格按照限定份数印制,不得多印;有密级的公文不得擅自留存。

(五)核发。公文印制完毕,公文起草部门应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后,通过本单位办公室分发。

第三十条  监狱涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报进行传输。

第三十一条  需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及本单位档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复制件。公文归档后,于第二年第一季度统一移交本单位档案室。

第七章 公文管理 

第三十二条  各单位公文由各单位办公室统一管理。各部门也要明确专人负责公文管理工作。

第三十三条  涉密公文应当准确定密。公文确定密级前,办文部门应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的单位或者其上级机关决定。

第三十四条  公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行;需要变更的,应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。

第三十五条  复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本单位负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十六条 借阅非涉密公文,借阅部门应履行借阅登记手续。对涉密公文和党委会议记录,借阅部门应履行审批手续后予以查阅。

第三十七条 公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第三十八条   涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十九条  不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四十条  机构合并时,全部公文应当随之合并管理;机构撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案室。

工作人员离岗离职时,所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 

第八章  附 则

第四十一条  机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行规定。

第四十二条 各单位办公室在公文处理工作中的具体程序和职责按照《黑龙江省监狱管理局关于印发公文处理工作模块的通知》(黑狱发〔2013〕74号)执行。

第四十三条  本办法由局办公室负责解释和修订。

第四十四条  本办法自发布之日起实施。

解读链接:《黑龙江省监狱管理局机关发文管理办法(暂行)》起草说明

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主办单位:黑龙江省监狱管理局 联系方式:0451-87183110

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